Peter Knapp, Dr. Andreas Novak

Effizientes Verhandeln durch sorgfältiges Vorbereiten

Obwohl Verhandlungen in vielen Situationen auftreten und unterschiedliche Themenbereiche umfassen können, werden sie im landläufigen Verständnis meist auf einige wenige Parameter, häufig den eines »vernünftigen« Preises, eingeschränkt. Verhandlungen und wie sie normalerweise geführt werden, können grob in zwei Typen eingeteilt werden:

 

Win-Lose-Strategie: Der Kampf um Positionen

Üblicherweise werden Verhandlungen in der Art geführt, dass sich der Verhandelnde seine Argumente zurechtlegt, um sein angestrebtes Verhandlungsziel durchzusetzen. Der Verhandlungspartner verfährt ebenso und hat seine Argumente parat. Verhandlungen dieser Art führen leicht zu einer Konfrontation der Positionen. Jeder will gewinnen und versucht, mehr als der andere zu bekommen. Dieses Ringen ums Gewinnen wird als Win-Lose-Strategie bezeichnet. Hierbei versuchen beide, als Gewinner hervorzugehen und den jeweils anderen zum Verlierer zu machen.

Verhandlungen starten häufig mit dem Kampf um Positionen – leider enden sie häufig auch damit. Jeder Verhandlungspartner versucht, seine Position durchzusetzen und den Verhandlungspartner zum Nachgeben zu bringen. Das Ergebnis dieser Art von Verhandlung ist, dass der Gewinner sich durchsetzt und der Verlierer das Nachsehen hat. Die meisten Verhandlungen erschöpfen sich in diesem Kampf um Positionen. Die tiefer liegenden Motive der Verhandlungspartner bleiben unberücksichtigt und die in den jeweiligen Motiven liegenden Potenziale ungenutzt.

Positionen werden häufig als Ausgangspunkt und Grundlage der Verhandlung benutzt:
A: Ich fordere 500 Euro mehr Gehalt.
B: Die Firma hat kein Geld.

Zur Begründung der Positionen werden dann die oft gut vorbereiteten Argumente angeführt:
A: Ich arbeite bereits seit 25 Jahren für Sie und seit mehr als 10 Jahren für das gleiche Gehalt.
B: Die Firma befindet sich gerade in einer schwierigen Situation und hat kein Geld für Ihre Forderung.

 

Negotiation Dance: Verhandeln wie auf dem Basar

A: Eine Gehaltserhöhung um 200 Euro wäre mehr als angemessen.
B: Es sind allerhöchstens 60 Euro möglich.

A: Unter 150 Euro kann ich mir das kaum vorstellen.
B: 75 Euro, aber auch nur, weil Sie es sind, Meier, usw.

 

In beiden Beispielen bleiben die Verhandlungspartner auf der Ebene von Positionen, ohne die dahinterliegenden Motive zu erkunden.

Im zweiten Beispiel wird ein Verfahren gewählt, das auch als Basarmethode bezeichnet wird und in die Literatur mit dem Namen negotiation dance eingegangen ist.

Ohne auf Bedürfnisse und Interessen einzugehen, tanzt man gemeinsam um das Objekt der Begierde: Man startet mit einer hohen Forderung, dem ein niedrigeres Angebot mit dem Ziel entgegengesetzt wird, den anderen in seinen Forderungen zu drücken. Als Kriterium für den Erfolg der Verhandlung wird dann der Prozentsatz angesehen, um den der Verhandlungspartner von seinem Ausgangsangebot abgerückt ist.

Die Basarmethode ist sehr verbreitet und weltweit bekannt. Sie ist eine intuitive Verhandlung, bei der jede Seite hofft, am Ende etwas für sich gewonnen zu haben. Zweifel, ob das subjektive Gefühl, ein gutes Schnäppchen gemacht zu haben, objektiven Kriterien standhält, befallen einen spätestens dann, wenn nach dem Besuch auf dem Basar der Bekannte mit einem viel schöneren Teppich ankommt, den er für die Hälfte des Preises, den Sie selbst bezahlten, erstanden hat.

Um nicht falsch verstanden zu werden: In manchen Situationen hat die Basarmethode durchaus ihre Berechtigung – zum Beispiel dort, wo Sie als Fremder auf diesen Verhandlungstanz festgelegt werden und das Spiel mitmachen, um akzeptiert zu werden. Sie sollten nur wissen, was Sie da mitspielen. Verhandelt Ihr Verhandlungspartner nach dieser Methode, können Sie immer noch versuchen, Kriterien heranziehen, um nicht völlig beliebig um eine Gehaltserhöhung zu feilschen: Zum Beispiel können Sie sich bei einem Kollegen eines anderen Unternehmens erkundigen, welches Gehalt er für die gleiche Tätigkeit erhält.

 

Effizientes Verhandeln

Sowohl die Win-Lose-Verhandlungen als auch die Basarmethode des negotiation dance schränken Verhandlungen auf eine Kampfsituation ein. Wird vermeintlich gut verhandelt, geht einer als Gewinner aus der Verhandlung hervor. Diese Sichtweise über Verhandlungen ist zwar vorherrschend, aber erstens viel zu eingeschränkt und zweitens führt sie dazu, dass viele Menschen Verhandlungen eher mit Unbehagen entgegensehen. Sie gehen sogar Verhandlungen aus dem Weg, denn bei Gewinner-Verlierer-Situationen könnten sie hinterher schlechter dastehen als vorher.

Außerdem verursachen solche Verhandlungen in der Regel hohe Kosten auf der Beziehungsebene, die immer weniger Menschen in Kauf zu nehmen bereit sind. Also wird gar nicht erst verhandelt.

Dabei stellen Verhandlungen, wenn sie gut vorbereitet sind und vernünftig durchgeführt werden, immer auch Chancen für beide Partner dar, etwas zu erreichen. Und sie können Spaß machen, da sie kreativ sind und beide Verhandlungspartner nach der Verhandlung mit mehr dastehen als vorher. Dazu bedarf es keinerlei rhetorischer Tricks oder Kniffe, keiner Drohungen oder Einschüchterungen.

 

Effizientes Verhandeln bedeutet

  • einen vernünftigen Umgang mit der Ressource Zeit,
  • eine Schonung der Nerven und der Beziehung zwischen beiden Verhandlungspartnern,
  • eine auf ein Ergebnis hin orientierte Verhandlungsführung,
  • ein optimales Ergebnis für beide Verhandlungspartner,
  • eine das gegenseitige Verständnis fördernde Kommunikation,
  • den Abschluss eines für die Zukunft tragfähigen und umsetzbaren Ergebnisses,
  • die Erleichterung zukünftiger Verhandlungen mit dem gleichen Partner,

und dies jeweils für beide Verhandlungspartner, wobei bewusst der Begriff des Partners gewählt wird. Eine der grundlegenden Überzeugungen im effizienten Verhandeln liegt darin, dass Sie es bei Ihrer Verhandlung nicht mit einem Gegner, einer Gegenseite oder einer Gegenpartei zu tun haben. Sie haben einen Partner, mit dem Sie die Aufgabe teilen, ein Ergebnis zu erreichen, wobei Sie auf den Partner angewiesen sind, genauso wie er auf Sie. Könnten Sie das Ergebnis ebenso autonom erreichen, d. h. ohne einen Verhandlungspartner, dann müssten Sie nicht verhandeln.

 

Vorbereitung – Es beginnt, bevor es beginnt

Zu jeder guten Verhandlung gehört eine möglichst umfassende Vorbereitung. Je besser und umfassender man sich vorbereiten kann, desto eher ist es möglich, ein gutes und vor allem auch für die Zukunft tragfähiges und umsetzbares Verhandlungsergebnis zu erreichen.

Obwohl es sehr wünschenswert ist, Zeit für eine Vorbereitung auf die Verhandlung zu verwenden, kommt es in einigen Fällen vor, dass man dazu kaum oder keine Zeit hat. Solche ad hoc-Verhandlungen, auch wenn sie schwierig sind, müssen gleichwohl geführt werden. Besteht die Chance, Bedenkzeit zu bekommen, so nutzen Sie diese auf jeden Fall, bevor Sie einem Verhandlungsergebnis zustimmen. Ansonsten bleibt nichts anderes übrig, als zu versuchen, alle im Folgenden genannten Punkte in der tatsächlichen Verhandlung zu berücksichtigen.

 

Fragen, die sich für die Vorbereitung ergeben, sind:

Wer ist der Verhandlungspartner?

Häufig werden Sie die Frage beantworten können, wer denn der Verhandlungspartner für den Verhandlungsgegenstand sein wird. Es gibt aber Situationen, in denen Sie den zuständigen Verhandlungspartner erst einmal herausfinden müssen. Die Person, die Ihnen dann genannt wird, kann allerdings nur mit einem begrenzten Mandat ausgestattet sein, wie das beispielsweise in interkulturellen Verhandlungssituationen auf geschäftlicher Ebene oft geschieht: Ihr japanischer Verhandlungspartner ist zur Gesprächsführung beauftragt, kann jedoch von sich aus keine Geschäftsabschlüsse tätigen.

In anderen Situationen sind besondere hierarchische Vorgaben einzuhalten: Sie wollen über Fragen Ihres Gehaltes oder Ihrer Karriere verhandeln. Wer ist Ihr richtiger Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens, mit welcher Verhandlungsmacht ist dieser ausgestattet? Fragen dieser Art sollten so gestellt werden, dass der andere nicht in seiner Kompetenz in Frage gestellt wird.

In einem Unternehmen durften beispielsweise die direkten Vorgesetzten mit ihren Mitarbeitern zwar über Gehaltserhöhungen verhandeln, aber nur dann, wenn diese maximal drei Prozent betragen. Natürlich wurde das dem Mitarbeiter vom Vorgesetzten nicht gesagt, da dieser sonst seine eigene Wichtigkeit untergraben gesehen hätte.

Wer darf nicht übergangen werden, aufgrund von ungeschriebenen oder auch geschriebenen Regeln, die im Unternehmen herrschen?

Haben Sie es mit einem Verhandlungspartner oder mit mehreren zu tun? Wie stellen Sie sicher, dass Sie sich als alleiniger Verhandler gegenüber mehreren anderen Personen nicht verunsichert und unterrepräsentiert fühlen? Fragen Sie genau nach, wer Ihnen in der Verhandlung gegenübersitzt. Überraschungen zu erzeugen, indem beispielsweise eine ganze Kleingruppe zur Verhandlung auftaucht, ist eine verbreitete Taktik, um den Verhandlungspartner zu verunsichern.

 

Wo soll die Verhandlung stattfinden?

Die Frage nach dem geeigneten Verhandlungsort ist durchaus eine Betrachtung wert. Muss die Verhandlung über den Verkauf Ihres Autos auf der Straße stattfinden, oder können Sie nicht ein angenehmeres Verhandlungsklima in Ihrem Wohn- oder Arbeitszimmer herstellen? Wenn Sie mit Geschäftspartnern verhandeln, sollten Sie sich in Ihren Räumen, in deren Räumen oder auf »neutralem« Boden, beispielsweise in einem Hotel, treffen? Welcher Ort ist der geeignete, um eine ungestörte und konzentrierte Verhandlung führen zu können? Wo kann sichergestellt werden, dass Unterlagen, die vielleicht während der Verhandlung noch benötigt werden, zugänglich sind?

Auch kann überlegt werden, ob Sie durch den Ort der Verhandlung bestimmte Informationen über sich selbst geben oder welche Sie über Ihren Verhandlungspartner bekommen wollen, beispielsweise Ihre oder seine Geschäftsräume.

 

Notwendige Unterlagen wie grundlegende Fakten und Informationen

Zur Vorbereitung einer Verhandlung gehört auch, sich Gedanken über rationale Verhandlungskriterien zu machen. Unter Umständen benötigen Sie dafür geeignete Unterlagen wie Vergleichsangebote, Vertragsentwürfe, Gutachten, Preisvergleiche mit der Konkurrenz etc. Eine effiziente Verhandlungsführung bedient sich, soweit möglich, konkreter Zahlen, Daten und Fakten. Solche Unterlagen müssen beschafft und eventuell für den oder die Verhandlungspartner in ausreichender Zahl als Handout kopiert, im Laptop gespeichert oder vorab versandt werden.

 

Den Verhandlungsgegenstand bestimmen

Was soll verhandelt werden – um was soll es heute gehen? Beabsichtigt die Führungskraft eine Überprüfung der Zielvereinbarungen und erwartet der Mitarbeiter eine Beförderung? Wissen beide, was für den Verhandlungspartner der von ihm beabsichtigte Gegenstand der Verhandlung ist? Im Verlauf einer Verhandlung kann sich der Gegenstand auch aufgrund neuer Informationen verändern. Besonders bei mehreren Verhandlungsgegenständen sollten die Themen vorab identifiziert werden. Eine klärende Frage wäre: Zu welchem Zweck oder welchen Themen sind wir heute zusammengekommen?

Während diese Fragen eher formaler Natur sind, geht es bei den weiteren Themen für eine gute Verhandlungsvorbereitung um inhaltliche Fragen:

  • Was wollen Sie erreichen – was ist Ihr Ziel?
  • Was darf auf keinen Fall geschehen?
  • Was sind Ihre Positionen?
  • Was geschieht, wenn es nicht zu einer Einigung kommt?
  • Welche Interessen verfolgen Sie?
  • Welche Interessen liegen hinter Ihren Positionen?
  • Welche anderen Möglichkeiten erkennen Sie schon jetzt, die vielleicht Ihre Interessen ebenfalls befriedigen könnten, außer dem, was Sie sich vorgestellt haben?

Diese Fragen sollten ergänzt werden durch Fragen, die Sie sich aus der Sicht Ihres Verhandlungspartners stellen, indem Sie sich quasi in dessen Schuhe begeben. Natürlich sind Ihnen die Antworten (noch) nicht bekannt. Die folgenden systemisch-zirkulären Fragen sind dazu hilfreich:

  • Was will mein Verhandlungspartner erreichen? Welches Ziel verfolgt er wahrscheinlich?
  • Was darf aus seiner Sicht auf keinen Fall geschehen?
  • Welche Positionen wird er vertreten?
  • Was sind seine Interessen?
  • Welche Möglichkeiten oder Ideen könnte er haben, um die Verhandlung zu einem guten Abschluss zu bringen?
  • Was wird der Verhandlungspartner unternehmen, sollte die Verhandlung scheitern?

 

Merksatz: Je gründlicher die Vorbereitung, desto besser die Verhandlung.
Verwenden Sie ebenso viel Zeit für die Vorbereitung wie für die Verhandlung.

 

Dilemma der Vorbereitung

Trotz intensiver Vorbereitung dürfen Sie sich nicht auf die geplante Vorgehensweise und ein bestimmtes Ergebnis festlegen. Bleiben Sie offen für die Verhandlungssituation und gehen Sie auf Ihren Verhandlungspartner ein. Dies ermöglicht Ihnen, flexibel auf unvorhergesehene Entwicklungen und Optionen zu reagieren.

 

Der Text ist ein leicht geänderter Auszug aus Peter Knapp, M. A., Dr. Andreas Novak: Effizientes Verhandeln, Konstruktive Verhandlungstechniken in der täglichen Praxis, 4. Auflage, Hamburg 2014, AH 55